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Come firmare digitalmente un documento

DOTAZIONE HARDWARE E SOFTWARE

Per firmare digitalmente un documento è necessario avere una semplice dotazione hardware e software:

  • smart card o dispositivo USB con certificato digitale di sottoscrizione rilasciato da un Certificatore accreditato (vedi elenco sul sito DigitPA).
  • lettore di smart card
  • software di firma digitale.  Dike, scaricabile gratuitamente dal sito https://www.firma.infocert.it nella sezione “Installazione” – “Software”.
    Per i dispositivi del Certificatore Aruba Pec il software da utilizzare è File Protector, scaricabile gratuitamente dal sito www.card.infocamere.it

Se il firmatario è dotato di Token USB non deve installare il lettore e il software di firma.

CARATTERISTICHE DEL DOCUMENTO DA FIRMARE DIGITALMENTE

PDF-A LOGOIl documento informatico da firmare digitalmente deve essere redatto in un formato statico (es. PDF/A studiato appositamente per l’archiviazione nel lungo periodo di documenti elettronici).
In pratica non deve contenere al suo interno “macroistruzioni” o “codici eseguibili” che possano modificare  i fatti, gli atti o i dati in esso rappresentati.

Ad esempio, i documenti nei formati più diffusi come .doc (Word), .xls (Excel), .odt.ods (Open Office),  non sono idonei per essere firmati digitalmente in quanto sono conformi alle norme che regolano il SUAP/SUE (quindi anche con l’estensione .p7m).

Pertanto,  tutti i documenti redatti in formato diverso dallo standard PDF/A devono essere convertiti.

COME CONVERTIRE UN DOCUMENTO NEL FORMATO PDF/A

Chi utilizza OpenOffice (scaricabile gratuitamente dal sito http://it.openoffice.org ), può convertire il documento con la funzione “Esporta PDF ” (File – Esporta pdf – Opzioni pdf – Generale – selezionare “PDF/A-1a”).
Conversione file PDF

Se invece si utilizza Microsoft Office  è necessario dotarsi di un software di conversione come Pdf Creator scaricabile gratuitamente dal sito  http://www.pdfforge.org.

Dopo l’installazione del programma, nell’elenco stampanti sarà aggiunta una nuova stampante virtuale”PDF Creator”.

Per convertire il documento sarà sufficiente stampare selezionando la stampante PDF Creator (azioni da eseguire: File – Stampa – scegliere PDF Creator – ok).

Comparirà la seguente schermata:

Pdf creator screen

  • Selezionare Options e sarà visualizzata la schermata sotto indicata.

.
Opzioni PDF Creator

  • Cliccare dal menu Program a sinistra, l’opzione Save.
  • Nel campo “Standard save format” selezionare il formato PDF/A-1b.
    In questo modo, tutte le volte che si utilizzerà PDF Creator, il formato di default per la conversione sarà il PDF/A.
  • Save per salvare la configurazione

Automaticamente si ritorna nella schermata precedente:

  • cliccare Save
  • selezionare la cartella di salvataggio e il nome del file.
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